Whistleblowing

Puoi segnalare illeciti utilizzando il seguente link:

https://pierigroup.onwhistleblowing.com/

PROCEDURA WHISTLEBLOWING

Obiettivo:

Regolare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni (cd. Whistleblowing) in base ad informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili al Personale PIERI GROUP e/o Terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, nonché di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di PIERI GROUP, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Responsabile processo:

Responsabile Sistema Gestione Qualità Danilo Bonandi (RSGQ)

Destinatari:

I destinatari della procedura sono:

• Il top Management (figure apicali aziendali) della Società,
• i dipendenti, gli ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative, i collaboratori, i clienti di PIERI GROUP, nonché - a titolo non esaustivo - i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i consulenti e professionisti nello svolgimento della propria attività lavorativa che sono in possesso di informazioni e/o dati su violazioni come descritte e definite dalla normativa e riprese dalla procedura.

La predetta normativa prevede, in sintesi:

-              un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;

-              misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori, dei colleghi e dei parenti del segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante;

-              l’istituzione di canali di segnalazione interni all’ente (di cui uno di tipo informatico) per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della

persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;

-              oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la

possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito

dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15,

comma 1, del d.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

-              provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie inflitte da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del d.lgs. n. 24/2023.

Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Procedura.

Riferimenti:

• Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”.
• Procedure del SGI e in particolare “Procedura Data breach”

Descrizione del processo

Per le Segnalazioni riguardanti PIERI GROUP, l’owner del processo di gestione è il responsabile Qualità.

Per la conduzione dell’indagine e/o a supporto della attività, il RSGQ si avvale dell’attività dell’Ufficio Risorse Umane, che si occupa altresì, di condurre gli approfondimenti istruttori richiesti da ANAC sulle Segnalazioni esterne ovvero sulle divulgazioni pubbliche riguardanti PIERI GROUP, informando e allineando tempestivamente il RSGQ.

I Destinatari della presente procedura che vengono a conoscenza di informazioni su violazioni sono tenuti ad effettuare una segnalazione attraverso i seguenti canali:

orale (piattaforma)

scritto (piattaforma)

RSGQ riceve la segnalazione tramite la piattaforma e entro 7 gg ne dà riscontro attraverso i canali di segnalazione interna di seguito descritti

È, altresì, tenuto a trasmettere l’originale della Segnalazione, inclusa eventuale documentazione di supporto, nonché l’evidenza della comunicazione al Segnalante dell’avvenuto inoltro della Segnalazione. Non può trattenere copia dell’originale e deve eliminare eventuali copie in formato digitale, astenendosi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento. Lo stesso è tenuto alla riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza costituiscono una violazione della procedura e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari.

Al fine di una corretta gestione delle segnalazioni, PIERI GROUP ha adottato un software, accessibile dalla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito internet di PIERI GROUP.

Il software consente di trasmettere, anche in maniera anonima, la segnalazione previa presa visione dell’“Informativa Privacy”, pubblicata sulla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul

sito internet di PIERI GROUP. Anche la presente procedura è pubblicata. Sul sito aziendale.

La segnalazione sul sito avviene seguendo il processo qui descritto:

Il segnalante aprirà apposita maschera di segnalazione (web) e compilerà i campi obbligatori; sarà sempre nelle condizioni di visualizzare l’elenco delle segnalazioni aperte e il dettaglio delle

stesse, nonché allegare documentazione.

Nel momento in cui il RSGQ prenderà in consegna la segnalazione, il segnalante sarà notificato mezzo mail, qualora ovviamente si conosca l’identità del segnalante.

Anche nel momento della chiusura della segnalazione, il segnalante sarà notificato mezzo mail.

Qualora il segnalante intenda fare una segnalazione anonima, al termine dell’inserimento sul

software, il segnalante dovrà annotarsi la data e il Codice Identificativo Unico (ticket alfanumerico che identifica in modo univoco la Segnalazione), automaticamente prodotto dal software, che

consente di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della Segnalazione, garantendo riservatezza e anonimato.

Le Segnalazioni possono essere altresì trasmesse:

• in forma orale, tramite sistemi di messaggistica vocale, come previsto dalle funzionalità del software;
• a mezzo posta ordinaria, indirizzata al Responsabile Sistema Gestione Qualità di PIERI GROUP, presso la sede legale della società.

Il Segnalante può inoltre chiedere di effettuare una Segnalazione orale mediante un incontro diretto con Il RSGQ e/o con l’Ufficio Risorse Umane coinvolto nelle attività di supporto al RSGQ di cui alla presente procedura. In tal caso, previo consenso del Segnalante, il colloquio è documentato a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, che il Segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.

Tutte le segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono registrate nel software, il cui database diviene unico repository dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.

La consultazione delle informazioni presenti sul software è limitata al solo Responsabile della Qualità abilitato con specifici profili funzionali di accesso al sistema, tracciati attraverso log.

L’Ufficio Risorse Umane può accedere al software, nella sua attività di supporto al Resp. Qualità qualora venga richiesto, tramite un apposito profilo funzionale di sola visualizzazione con garanzie di riservatezza sull’identità del Segnalante, per prendere visione delle segnalazioni di rispettiva competenza.

La gestione della segnalazione avviene tramite il software che permette al Segnalante di ricevere entro i termini previsti, l’avviso di ricezione della segnalazione.

Il RSGQ prenderà in gestione tutte le segnalazioni, verificando in via preliminare, la sussistenza dei presupposti per la successiva indagine. Verranno considerate prioritarie le segnalazioni non anonime, adeguatamente circostanziate e dettagliate.

Per segnalazioni “di fatti critici in termini di impatto aziendale”, Il RSGQ darà immediata comunicazione della fase istruttoria anche alle figure apicali aziendali.

Le persone oggetto di segnalazione possono richiedere che vengano inseriti nella documentazione istruttoria, osservazioni scritte o allegati al fine del rispetto del diritto di difesa. A tal scopo, infatti, Il RSGQ comunicherà alla persona coinvolta, l’esistenza della segnalazione a suo carico, sempre nel rispetto della confidenzialità delle informazioni e garantendo la riservatezza circa l’identità del segnalante o di altri stakeholders.

L' identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi del Regolamento UE 2016/679 e del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al d. lgs.30 giugno 2003, n. 196.

Le attività istruttorie sono svolte ricorrendo, a titolo non esaustivo, a:

1. i) dati/documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria (es. estrazioni da sistemi aziendali e/o altri sistemi specifici utilizzati);
2. ii) banche dati esterne (es. info provider/banche dati su informazioni societarie);

iii) fonti aperte;

1. iv) evidenze documentali acquisite presso le strutture aziendali;
2. v) ove opportuno, dichiarazioni rese dai soggetti interessati o acquisite nel corso di interviste verbalizzate.

Al termine dell’indagine sulla segnalazione, gli esiti degli approfondimenti vengono verbalizzati riportando:

• un giudizio di ragionevole fondatezza/non fondatezza sui fatti segnalati;
• l’esito delle attività svolte;
• eventuali indicazioni in merito alle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali esaminati, adottate dal competente management che viene informato sugli esiti delle analisi.

Al termine dell’attività istruttoria, il RSGQ delibera la chiusura della Segnalazione evidenziando l’eventuale inosservanza di norme/procedure. Qualora si debba procedere con provvedimenti disciplinari sarà l’Ufficio Risorse Umane a prendere in carico l’attività, se emergono fatti di rilevanza penale il RSGQ si confronterà con il CEO, il consulente Legale e l’ufficio Risorse Umane di Pieri Group.

Le segnalazioni chiuse, in quanto palesemente infondate, se non anonime e provenienti da personale subordinato/parasubordinato, sono trasmesse all’ufficio Risorse umane affinché valuti con le altre strutture aziendali competenti se la segnalazione sia stata effettuata al solo scopo di ledere la 

reputazione o danneggiare o comunque di recare pregiudizio alla persona e/o società segnalata, ai fini dell’attivazione di ogni opportuna iniziativa nei confronti del Segnalante.

Dall’attività di monitoraggio delle segnalazioni potrebbero emergere input di miglioramento: se questi interessano processi e documentazione aziendale, il RSGQ in accordo con la funzione di Gestione dei sistemi organizzativi, darà raccomandazioni volte all’adozione di opportune azioni di remediation, la cui implementazione e governo è di responsabilità dei Responsabili delle Aree oggetto di verifica. In accordo con il RSGI verrà definito un piano di azioni correttive per la rimozione delle criticità rilevate e si definiranno le tempistiche entro le quali tali azioni saranno concluse.

Il RSGQ di riferimento monitora l’avanzamento delle azioni correttive attraverso l’informativa periodicamente fornita dalla funzione RSGI.

Per ciò che riguarda il trattamento dei dati, le garanzie e tutele si rimanda all’informativa e al documento di DPIA redatto a tal scopo.

Nella presente procedura si sottolineano le misure di protezione che la normativa prevede nei confronti del Segnalante.

Nei confronti del Segnalante è vietato il compimento di atti ritorsivi, intesi come qualsiasi

comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione interna o esterna/Divulgazione pubblica/denuncia, che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

La protezione è garantita anche al Segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.

Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del d.lgs. n. 24/2023 e sono estese anche a:

• le categorie di Segnalanti che non rientrano nell’ambito di applicazione oggettivo e/o soggettivo previsto dal d.lgs. n. 24/2023;
• i Facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.

Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della Segnalazione può comunicarlo ad ANAC. Gli atti ritorsivi eventualmente assunti in ragione della Segnalazione sono nulli e le persone che sono state licenziate a causa della Segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro in attuazione della disciplina applicabile al lavoratore.